С 31.08.2023 г. законодатель РФ предусмотрел возможность выплаты дистанционным работникам компенсацию в фиксированной сумме (но не более 35 руб/день) или исходя из подтверждающих документов за использование личного имущества (компьютер, компьютерные программы, электронная подпись, МФУ, телефон, мебель и др.) в служебных целях (см. Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ).
Данные расходы стало возможным учитывать в составе расходов для налога на прибыль (но не в рамках упрощенной системы налогообложения – такие расходы там учесть пока не получится). Причем с 01.01.2024 г. данные расходы не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
Способ возмещения расходов (фиксированный, но не долее 35 руб/день или по документально подтвержденным фактическим расходам) закрепляется приказом по организации (ИП) или в трудовом договоре (дополнительном соглашении). Для возмещения всех фактических расходов потребуются соответствующие документы (чеки ККТ, платежки и др.).
При этом компенсация в фиксированном размере за день выплачивается только в дни явки согласно табелю учета рабочего времени (его потребуется вести в обязательном порядке). Т.е. ежемесячная сумма компенсации может отличаться на протяжении ряда месяцев.
Для получения компенсации любым способом дистанционный работник должен получить согласие работодателя об использовании для выполнения трудовой функции принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иные средств (путем направления работодателю перечня предполагаемого к использованию имущества с указанием права на них (права собственности или аренда)) (ст.316.6 ТК РФ).
Напомним, что ранее было возможно только возмещение по документально подтвержденным фактическим расходам (Письмо Минфина России от 11.01.2022 N 03-04-06/263).
