Действующее законодательство позволяет работодателю компенсировать расходы дистанционного работника, связанные с выполнением им своих трудовых функций (см. ст.312.6 ТК РФ). При этом данные расходы ограничиваются только стоимостью собственного или арендованного используемого имущества плюс расходы, связанные с их использованием (например, тонер для МФУ).
Данные суммы компенсаций также освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в размере не более 35 руб/день или же в объеме фактически произведенных расходов, подтвержденных документально, при условии фиксации данного порядка в локальных нормативных документах работодателя или в трудовом (коллективном) договоре (п.1 ст.217, пп.2 п.1 ст.422 НК РФ).
При этом отметим, что для правомерности получения данного возмещения и возможности учета данных расходов для целей налогообложения прибыли или на упрощенной системе налогообложения работодателя, а также в целях освобождения от НДФЛ и страховых взносов, работник должен подтвердить право собственности или аренды на используемое имущество (см. Письмо Минфина России от 25.12.2024 N 03-04-05/131575). Это можно сделать, например, путем предоставления чека ККТ с указанием наименования приобретенного товара, договора купли-продажи или аренды имущества, а также и другими документами, подтверждающими права работника на имущество (например, свидетельство о наследстве, договор дарения и др.).
Также отметим, что в случае отсутствия у дистанционного работника необходимого имущества работодатель также вправе сам приобрести или арендовать необходимое имущество у третьих лиц для обеспечения деятельности работника без каких-либо ограничений (в этом случае для целей исчисления налога на прибыль или УСН работодатель вправе учесть в расходах данные суммы в соответствии с общими правилами учета расходов в целях применяемого налогового режима), что не повлечет за собой необходимости начисления дополнительного НДФЛ и страховых взносов.
