В последнее время активно набирают обороты различные интернет-сервисы, предлагающие автоматизацию бухгалтерского учета, а также облачные технологии по круглосуточному доступу к бухгалтерскому программному обеспечению со всеми последними обновлениями из любой точки мира. О том, что же представляют собой данные сервисы, мы сегодня и поговорим.
Начнем с программ по автоматизации бухгалтерии. Попытки автоматизации человеческой деятельности в любой области – это тенденция в развитии человечества. Мы идем по этому пути и рано или поздно во многих сферах деятельности техника и технологии заменят человека. Мы уже можем это наблюдать, например, на автоматизированных линиях по производству массовых продуктов (например, упаковку продукты питания (хлеб, соки, сахар, …)), когда система сама упаковывает готовые продукты и человек для этих целей уже не требуется, а также на автозаправочных станциях, функционирующих без операторов, когда при приобретении бензина оплата происходит посредством платежного терминала, и др.
Так, можно ли полностью автоматизировать бухгалтерию? Чтобы ответить на этот вопрос следует понимать, что автоматизация (по крайней мере, на текущий момент времени) предполагает наличие четкого алгоритма действий (например, взять упаковку, завернуть товар, заклеить). Если же речь идет о бухгалтерии, то нужно, как минимум, учесть следующее:
1. Как следует учесть поступление или выбытие денежных средств в целях налогообложения? Например, в рамках упрощенной системы налогообложения, часть поступлений или выбытий денежных средств может не учитываться при расчете налога (см. ст.346.15 и 346.16 НК РФ). При этом не одна автоматизированная система на данный момент времени не сможет за вас однозначно определить учитывать ли поступления и выбытия денежных средств при расчете налогов. Например:
- в случае приобретения товаров с целью их дальнейшей реализации в расходы можно включить только проданные товары, которые уже были оплачены поставщикам;
- в случае приобретения основных средств (компьютер, мебель и др. для использования в деятельности организации или ИП) в расходы включаются уплаченные суммы, но не единовременно, а равномерно в течение года;
- в случае поступления безвозмездно сумм от организации или физического лица, которым принадлежит более 50% одаряемой организации, эти суммы не учитываются в доходах.
Т.е. вам самим придется принимать эти решения.
2. Данные о поступлениях и выбытиях денежных средств нужно как-то завести в систему учета. Как правило, интернет-сервисы эти действия удачно автоматизируют, но данный функционал работает не со всеми банками, и, все равно, платежки нужно будет готовить и загружать в интернет-банк самостоятельно. Со временем охват банков, конечно, увеличится, но до поры до времени придется выгружать выписки из банка и загружать их вручную в интернет-сервис.
3. Если вы работаете на общем режиме налогообложения (т.е. с НДС), то налоги, как правило, рассчитываются по методу начисления. Это значит, что вам придется загружать в систему документы по вашим продажам (накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и др.), а также по вашим покупкам (накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), документы по списанию материалов в производство, расчетные ведомости по заработной плате, расчеты по амортизации, резервов и др.). Если с исходящими документами все более-менее понятно, т.к. наверняка их сейчас формируют «продажники», а не бухгалтерия, и можно заставить «продажников» сразу их формировать в интернет-сервисе, то с входящими документами сложнее – у нас еще не развит электронный документооборот с контрагентами по бизнесу, когда электронный документ от контрагента будет автоматически попадать в систему учета, и не все входящие документы приходят от контрагентов (например, ведомости по расчету заработной платы вам придется готовить самостоятельно, пускай даже интернет-сервис предоставит для этого удобный функционал, а также придется самостоятельно определять срок полезного использования основных средств и рассчитывать размеры резервов). Т.е. входящие документы вам придется заносить вручную в интернет-сервис.
4. Если вы – организация, то вы также должны готовить бухгалтерскую отчетность независимо от режима налогообложения, который вы применяете (ст.6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом готовить эту отчетность нужно по методу начисления, при котором не все выплаты и поступления денежных средств будут представлять собой расходы и доходы, а могут быть авансами перечисленными или полученными, остатками материалов или основными средствами, дебиторской или кредиторской задолженностью или др. Пока ни один из интернет-сервисов без помощи человека не определит, что же отразить в бухгалтерской отчетности при выбытии или поступлении денежных средств, а штраф за искажение любой строки бухгалтерской отчетности более, чем на 10%, или отсутствие регистров бухгалтерского учета составляет до 20 000 руб. или это приведет к дисквалификации лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета (это руководитель организации, при отсутствии главного бухгалтера или иного лица, с которым заключен договор на оказание бухгалтерских услуг) (ст.7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.15.11 КоАП РФ).
5. Даже уплачивая единый налог на вмененный доход или стоимость патента, когда величина налога не зависит от ваших доходов и расходов, при наличии у вас работников, вам придется самостоятельно осуществлять расчет заработной платы (включая отпускные и больничные, когда возникают нюансы, которые невозможно автоматизировать и требуется принятие человеком определенных решений, в частности, при повышении окладов, при расчете больничных с учетом районных коэффициентов) и страховых взносов с нее с учетом того, что страховые взносы при достижении определенного размера заработной платы будут уменьшаться (пускай даже интернет-сервис предоставит для этого удобный функционал), а также готовить платежки на ее выплату и загружать их в интернет-банк.
6. В бизнесе, как и в жизни, много нюансов, которые сложно алгоритмизировать. Например, иногда случается так, что контролирующие органы начинают трактовать законодательство по-разному. Также возникает множество нюансов, которые нужно учитывать при ведении бизнеса (например, обязанность представить статистическую отчетность, ответственность за непредставление которой составляет до 150 000 руб. (ст.13.19 КоАП), необходимость оформления заявления на отпуск без содержания единственным учредителем-руководителем, чтобы избежать необходимости уплаты обязательных страховых взносов, обязанность предварительной подачи уведомления о начале определенных видов деятельности и др.). Не каждая организация, оказывающая бухгалтерские услуги, подскажет об этом, не говоря уже про интернет-сервисы.
7. При проверке сданной отчетности у контролирующих органов часть возникают вопросы, на которые нужно подготовить аргументированные ответы, чтобы избежать возможной, но совершенно вам ненужной выездной проверки вашего бизнеса. Ни одна автоматизированная система пока не способна это сделать.
Таким образом, интернет-сервис бухгалтерии в основном подходит для ведения бизнеса индивидуальным предпринимателем без бухгалтера, в рамках которого платятся налоги, не зависящие от доходов и расходов (ЕНВД и патентная система налогообложения), и отсутствуют наемные работники (но в этом случае даже не нужен отдельный платный интернет-сервис, а достаточно обычного календаря бухгалтера для напоминаний о необходимости подачи декларации и уплаты налога, и бесплатный актуальный программный продукт налоговых органов для подготовки деклараций). Остальным же данный сервис в основном добавит только расходов: сначала будет приобретен интернет-сервис, а потом и бухгалтер вдобавок.
С другой стороны, этот интернет-сервис представляет интерес для бухгалтеров, желающих «упростить себе жизнь» с помощью автоматизации многих процессов при ведении учета у определенной категории клиентов. Аналогичные мнения вы можете найти на известном форуме профессиональных бухгалтеров и разработчиков ПО. И напоследок, появление новых более дешевых продуктов – это всегда хорошо для потребителя, с одной стороны, но с другой, – это, как правило, компромисс, на который приходится соглашаться (т.е. чем-то приходится жертвовать: комфортом, качеством и др.). Все это в полной мере применимо и к бухгалтерским услугам, поэтому последнее слово всегда остается за потребителем. Единственно, о чем нужно помнить, что последствия чрезмерной «экономии» на бухгалтерии могут привести не только к краху бизнеса, но также и вплоть до уголовной ответственности – см. материалы журнала Forbes.
