Изменения в сроках хранения документов

Сроки хранения документов, образующихся в ходе ведения бизнеса, установлены нормативными правовыми актами. Это необходимо в целях проведения проверок деятельности организаций и ИП, а также обеспечением прав их работников. Также это необходимо и самим бизнесменам в целях отстаивания своих прав при спорах с контрагентами. Как правило, срок хранения документов составлял 5 лет (или 75 лет в отношении работников).

Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 были внесены изменения в перечень и сроки хранения документов. В результате произошли, в частности, следующие изменения:

1. срок хранения документов о недостачах, присвоениях, растратах (позиция 287) увеличен до 10 лет (ранее — 5 лет),

2. срок хранения документов о получении заработной платы и других выплат (позиция 295) до 6 лет (ранее — 5 лет),

3. срок хранения документов о лицевых счетах работников и карточек-справок по заработной плате, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. (позиция 296), сокращен до 50 лет (ранее — 75 лет),

4. сроки хранения договоров гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г. (позиция 301), сокращен до 50 лет (ранее — 75 лет).

Таким образом, увеличены сроки хранения документов, по которым наиболее вероятны какие-либо споры и разбирательства (недостачи, растраты, хищениях, выплата зарплаты). При этом наблюдается сокращение сроков хранения документов, подтверждающих стаж работы и сумму начисленных выплат, как лицам, работающим по трудовым, так и по гражданско-правовым договорам, что может быть обусловлено предоставлением информации о сумме начисленных страховых взносов и страховом стаже в ПФ РФ работодателями (заказчиками) в электронном виде.

В дальнейшем в связи с переходом на электронные трудовые книжки предполагаем будет происходить дальнейшее сокращение сроков хранения информации о страховом стаже и выплатам физическим лицам.