Переход на электронный документооборот

Главная » Новости » Переход на электронный документооборот
30.10.2014

Переход на электронный документооборот

 

Любая компания по мере своего роста сталкивается с вопросом стоит ли переходить на электронный документооборот, какие риски и выгоды это в себе несет? В данной статье мы постараемся рассмотреть кратко те особенности, которые стоит иметь в виду при переходе на электронный документооборот.

 

Отметим, что в настоящее время государство все активнее подталкивает бизнес к переходу на электронный документооборот. В частности, с 2014 года декларации по НДС могут представляться только в электронном виде (см. пункт 5 статьи 174 Налогового кодекса РФ). Кроме того, планируется использование электронных документов при подтверждении применения 0% ставки НДС по экспортным операциям (пункт 2.5.3 "Основных направлений налоговой политики Российской Федерации на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов", одобренных Правительством РФ 30.05.2013).

А ведь электронный документооборот на самом деле выгоден и самому бизнесу:

1)      не нужно тратить длительное время на подписание документов (не нужно осуществлять доставку документов на бумаге, если контрагент расположен достаточно далеко),

2)      не нужно искать место для хранения бумажных документов (включая архивные документы),

3)      снижаются расходы на приобретение бумаги,

4)      возможно сокращение числа работников, обслуживающих бумажный документооборот.

Но любые преимущества неизбежно имеют и свои недостатки:

1)      непрозрачность и непонятность механизма подписания документов,

2)      нежелание персонала переходить на электронный документооборот (в силу разных причин – от боязни сокращения до привычки и нежелания обучаться чему-то новому),

3)      необходимость привлечения специалистов, способных внедрить электронный документооборот,

4)      наличие систематических платежей за возможность пользоваться электронным документооборотом.

 

Теперь рассмотрим, что же собой представляет электронный документооборот. В самом простом виде – это файл, к которому прикреплена некоторая информация, которая позволяет получателю файла понять, кто подписал данный файл.

Например, Вы пересылаете файл контрагенту посредством электронной почты. Когда контрагент получает файл, он видит, с какого адреса тот был отправлен, и понимает, что этот файл был послан непосредственно Вами (если Вы предварительно сообщили контрагенту адрес своей электронной почты).

Или, если Вы опасаетесь, что злоумышленники отправят почтовое сообщение якобы с Вашего почтового ящика, то можно ввести пароль на пересылаемый файл, и сообщить пароль контрагенту. В этом случае он будет уверен, что информация пришла от Вас.

В вышеописанных случаях адрес электронной почты или пароль являются простой электронной подписью (далее - ЭЦП) (см. пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Федеральный закон N 63-ФЗ)).

 

С целью повышения защищенности подписи отправителя существует еще так называемая усиленная ЭЦП, которая делится на неквалифицируемую (менее защищенную, но при этом она гораздо более защищена, чем простая ЭЦП) и квалифицируемую (более защищенную) (см. пункты 1, 3 и 4 статьи Федерального закона N 63-ФЗ). Усиленная ЭЦП представляет собой информацию, которая добавляется к отправляемому файлу, и вторая сторона сможет при помощи специальных средств проверить, а Ваша ли это подпись или нет. При этом при использовании квалифицированной усиленной ЭЦП в механизме подтверждения подписи задействованы специальные аккредитованные удостоверяющие центры, что снижает вероятность подделки ЭЦП.

 

Уже исходя из вышеописанных различий между ЭЦП можно заключить, что самая надежная ЭЦП - квалифицированная усиленная ЭЦП. Она приравнивается к собственноручной подписи и печати, кроме случая, когда законом требуется обязательное составление бумажного документа (см. пункты 1 и 3 статьи 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Неквалифицированная усиленная ЭЦП и простая ЭЦП также могут заменять собственноручную подпись и печать в случаях, установленных законами или соглашением сторон при условии обязательного описания порядка проверки ЭЦП (см. пункты 2 и 3 статьи 6 Федерального закона N 63-ФЗ).

Стоит отметить, что использование неквалифицированной усиленной или простой ЭЦП в качестве собственноручной подписи таит в себе немало рисков, т.к. нужно досконально прописать механизм проверки подписей с контрагентами с привлечением для этого высококвалифицированных специалистов (при этом контрагент может и не согласиться работать с вами на типовых условиях, что потребует разработки специального порядка). Кроме того, в целях подтверждения расходов, уменьшающих налоги, Минфин РФ высказывается за невозможность использования неквалифицированной усиленной ЭЦП (см., например, Письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139).

В связи с этим, использование квалифицированной усиленной ЭЦП выглядит более привлекательным, тем более что ее цена составляет от 2000 руб. в год (в зависимости от количества случаев, когда директор может использовать ЭЦП – только при взаимодействии с контрагентами, для взаимодействия с государственными органами, для участия в торгах на электронных площадках и др.).

 

Теперь немного слов о том, как использовать ЭЦП.

Если ЭЦП используется в процессе документооборота с контрагентами, то в договорах с ними использование ЭЦП следует предусмотреть (см. пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ). При этом нужно понимать, что на данный момент времени, не каждый контрагент согласится на электронный документооборот.

Отметим, что первичные учетные документы, подписанные усиленной ЭЦП, годятся для целей бухгалтерского и налогового учета (см. пункт 3 статьи 19 Федерального закона N 63-ФЗ, пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ). Но для целей расчета налогов имеется один нюанс – формы электронных документов, представляемых в налоговые органы, должны соответствовать форматам, утвержденным ФНС РФ (см. Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ "Об утверждении форматов первичных учетных документов" (торг-12 и акты сдачи-приемки работ (услуг)), Приказ ФНС России от 16.11.2012 N ММВ-7-6/878@ "Об утверждении форматов представления документов для применения упрощенной системы налогообложения в электронной форме", Приказ ФНС РФ от 14.03.2012 N ММВ-7-6/155@ "Об утверждении формата представления заявления о регистрации контрольно-кассовой техники в электронном виде" и др.)

Также отметим, что использование квалифицируемой усиленной ЭЦП возможно в трудовых отношениях (например, в отношениях с дистанционными работниками – см. статья 312.1 Трудового кодекса РФ), в процессе государственных закупок (подпункт 3 пункта 1 статьи 4 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд") и на портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru).

 

Стоит также выделить отдельный способ использования ЭЦП – подписание и передача счетов-фактур в электронном виде. В этом случае предъявляются дополнительные требования к формам электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж, журналам учета выставленных и полученных счетов-фактур, а также требования к техническим средствам (см. пункт 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ).

 

Кроме того, стоит отметить, что в настоящее время существуют разные программы, которые позволяют не только подписать документы ЭЦП, но и сформировать их по определенным форматам, а также оформлять дополнительные документы (заказы и др.). Такие программы активно используются в деятельности торговых сетей.

 

В качестве обобщения хотелось бы отметить следующее. Если Вы никогда не сталкивались с ЭЦП, то рекомендуем Вам продумать, как и где Вы будете хранить электронные документы, обеспечив их сохранность (архивирование), а затем попробовать приобрести усиленную квалифицированную ЭЦП с требуемым набором возможностей и начать ее постепенное использование. При этом желательно сразу использовать формы электронных документов, утвержденные ФНС РФ. В результате постепенного перехода на электронный документооборот Вы будете иметь время для понимания того, как же лучше всего организовать электронный документооборот в Вашей компании.

Рост любого бизнеса связан с изменением его бизнес-процессов, с чем лучше всего справляются сторонние консультанты, у которых «глаз не замылен». Мы готовы взять на себя некоторые функции данных консультантов наряду с оказанием наших основных услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета.