Как правильно подготовить копии документов?

Главная » Новости » Как правильно подготовить копии документов?
10.09.2014

Как правильно подготовить копии документов

 

Любая организация или ИП рано или поздно сталкиваются с необходимостью общения с контролирующими органами. Иногда такое общение сопровождается передачей копий документов организации или ИП. О том, как правильно подготовить копии передаваемых документов, чтобы не «бегать» по нескольку раз к контролерам, мы и расскажем сегодня.

 

Минфин РФ выпустил письмо от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, в котором описал, как правильно готовить копии документов для передачи их в налоговые органы. При этом отметим, что поскольку в этом письме приведены общие нормы в области подготовки копий документов, то можно утверждать, что рекомендации Минфина РФ можно применять и при предоставлении копий документов иным лицам.

Минфин РФ отметил следующее:

1. возможно заверение каждого отдельного листа копии документа. В этом случае ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения;

 2. возможно прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки при изучении копии документа;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в подшивке современной копировальной техникой;

- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов" (количество листов указывается словами).

 

Подготовив копии документов в соответствии с приведенными выше рекомендациями, Вы сможете избавить себя от необходимости дополнительных посещений различных контролирующих органов.

 

 

Кому-то может показаться, что не стоит уделять внимание таким мелочам. Но в ответ, хотелось бы заметить, что преимущественно из мелочей и состоит жизнь. А экономя время на малом, можно освободить приличное его количество для других, более важных дел.

Мы готовы взять на себя ведение Вашего учета и осуществление контактов с контролирующими органами на достаточно высоком профессиональном уровне, чтобы освободить Ваше время.